av Mikael Augustsson | okt 27, 2020 | Probloggen
Digitaliseringen av praktiskt taget alla branscher skapar nya möjligheter för ledare i framkant. Inom projektledning utvecklas både arbetssätt och verktyg för att stödja framtidens sätt att driva projekt. Moderna projektverktyg där samarbete står i fokus, kan effektivisera projektgenomföranden och bidra till ett mer hållbart projektledarskap.
Här presenterar vi några insikter som vi tycker att framtidens framgångsrika ledare bör ha koll på:
- Moderna verktyg inom projektledning fokuserar på samarbete
De traditionella projektledningsprinciperna gäller fortfarande; det är centralt att hantera risker, budget, tidsplan och att genomföra projektaktiviteter. Men att driva projekt handlar också alltmer om kundcentrering och agila leveranser. Moderna verktyg underlättar och bygger på samarbete; se till exempel Slack, Monday.com och Atlassian/Jira.
- Att dela och hitta aktuell information ska vara enkelt
Ditt projekt behöver ett pålitligt verktyg där alla kan dela och finna uppdaterad information. Om ett projekt blir försenat, se till att du är transparent med det så snabbt som möjligt. Säkerställ att samma information inte finns på flera ställen, utan sträva efter att ha en källa för information.
- Prioritera kontinuerligt
Du har alltid mer i din aktivitetslista än vad du hinner utföra. Om du och ditt projektteam slumpmässigt tar dig an uppgifter kommer ni att spendera resurser på saker som knappast är viktigast för stunden. De personer som är mest effektiva är experter på kontinuerlig prioritering.
- Det handlar om människorna
Ett modernt ledarskap, det vi på Pro&Pro benämner som det hållbara ledarskapet är viktigt, inte bara för chefer, utan även för projektledare. Att som projektledare skapa en systematik för ledarskapet och ha tillit till projektmedarbetarna är centralt för att nå hållbara resultat i dagens arbetsliv. Kommunicera effektivt för att säkerställa att alla förstår visionen, identifierar rätt aktiviteter och samordnar sitt dagliga arbete, så har du den viktigaste biten på plats för att driva effektiva projekt.
- Håll dig uppdaterad
I tider när vi inte träffas dagligen på samma sätt som tidigare behöver du jobba mer på att hålla kontakten med medarbetarna och hålla dig uppdaterad. Var tillgänglig och uppmuntra kontakt. Att ha dagliga korta digitala pulsmöten där ni uppdaterar er varandra på status är en välbeprövad metod som fungerar bra!
- Retrospektiv – Hoppa inte över lärandet
Organisationer glömmer ofta bort att använda retrospektiv – möten för att lära av det man gjort för att skapa förbättring. Detta är en effektiv metod för att analysera och identifiera bättre och effektivare sätt att arbeta med ditt team, ta er an uppgifter och bli mer förberedda för nästa projekt. Med fördel görs retrospektiv inte bara när projekt avslutas, utan kontinuerligt under projektens gång för att snabbare kunna nyttiggöra förbättringsidéerna.
Mikael Augustsson, managementkonsult och ansvarig för Project Management på Pro&Pro.
av Mikael Augustsson | dec 4, 2018 | Tidigare event
Funderar du också på vilka som är nästa steg i digitaliseringen av din bransch? Förra veckan genomförde vi årets tredje Pro&Pro Insight då vi satte fokus på Industrin. Evenemanget gästades av företrädare för den regionala industrin och vi diskuterade både unika och gemensamma utmaningar och framtida möjligheter som industrisektorn står inför.
Industrin har länge varit motorn i vår regions utveckling. Det är en bransch med drygt 11 000 anställda i länet och har många internationellt ägda företag som ligger långt framme i moderniseringen och digitaliseringen av sina verksamheter.
Utifrån en analys av den globala makro- och teknologiutvecklingen så identifierade vi några spaningar och digitaliseringstrender som vi ser kommer att påverka industrin framöver:
- Dataanalys, AI och sensorteknik skapar nya förutsättningar för att optimera produktionen och skapa helt autonoma system och processer
- Digitaliseringen av industrin möjliggör kundanpassade produkter och tjänster
- Process och kundinformation blir en avgörande konkurrensfördel
- Tillverkningen blir storskalig (Giga Factory) eller småskalig (3D-skrivare)
- Säkerhet en integrerande och avgörande teknik i digitaliseringen
- Nya affärer och tjänster baserat på information
Dessa trender drivs av en teknologiutveckling inom sensorer och AI, som digitaliserar den fysiska industrin och skapar förutsättningar för att automatisera ytterligare och gå mot en alltmer digitaliserad tillverkning. Sensorer blir autonoma genom att de genererar sin egen energi från omgivningen och på så sätt drastiskt minskar behovet av underhåll, de blir smarta genom att beräkningskraften läggs ute på noderna, och de får högre driftsäkerhet genom bättre kommunikationslösningar.
Vi belyste utvecklingen inom området Digital Twin, där sensorutvecklingen möjliggör att skapa skapa digitala tvillingar av maskiner och hela produktionssystem för att köra simuleringar, validera den virtuella produktionen och verifiera nya virtuella produkter innan de driftsätts i den verkliga fabriken.
Tillgängligheten på data från både produktion och de tillverkade produkterna möjliggör också nya affärsmodeller där leverantörer istället för att sälja produkter säljer tjänster och tar betalt för faktiskt generat värde för kunden. Vikten av att anpassa affärsmodellerna förstärktes av industriföreträdarnas egna erfarenheter och man såg detta som en absolut nödvändighet.
Vi vill tacka alla som kom och bidrog med kloka inspel i samtalet.
Pro&Pro är en partner till den regionala industrin. Vi stöttar industrin med bland annat strategiutveckling, tjänstedesign och hjälper våra kunder att leda transformationsarbete. Vi finns här om du vill prata vidare kring digitalisering, transformation av er verksamhet eller någon annan utmaning som ni står inför.
av Mikael Augustsson | dec 21, 2017 | Probloggen
Hur skapar man effektiva processer som möjliggör att du kan leverera produkter och tjänster snabbare, med mindre resurser och till högre kvalitet?
Grunden är att beskriva och dokumentera verksamhetens väsentliga processer och deras resultat. Det ger dig möjlighet att skapa en bättre förståelse för beroendet mellan processer, bättre användning av resurser och tydligare ansvar. Det möjliggör också att du kan öka kundtillfredsställelsen tack vare att kundkraven uppfylls till högre grad.
Vi på Pro&Pro hjälper ofta våra kunder med att beskriva deras verksamhetsprocesser och leda workshoparbetet för att dokumentera dem. Som en extern part så ställer vi frågor som kanske inte blir ställda annars eftersom arbetssätten är etablerade ”sanningar” som inte alltid ifrågasätts. När det lyfts på stenar och detaljerna kartläggs så uppstår intressanta och utvecklande diskussioner om varför man faktiskt arbetar som man gör. Dessa diskussioner blir ofta ögonöppnare och man får en bättre samsyn hur man ska arbeta och kommunicera med varandra. En extern modelleringsexpert gör också att kartläggningen kan hanteras effektivt och verksamhetens resurser kan läggas på att bidra med kunskap och synpunkter på workshopar.
Framgångsfaktorer vid processkartläggning
- Dokumentera hur ni faktiskt arbetar idag och inte ett framtida drömscenario; nulägesbilden är en bra grund att arbeta vidare ifrån
- Fånga upp förbättringsförslag under workshoparna och notera dem. Hantera dem sedan utanför processkartläggningen och behåll fokus under mötet.
- Dokumentera på en pragmatisk nivå. Processbeskrivningarna ska spegla hur ni arbetar men inte vara för detaljerade så att man tappar överskådligheten
- Processerna behöver förvaltas och det är bra att ha ett sätt att följa upp dem. Identifiera kvantitativa mått som mäter processens effektivitet i form av tid, kvalitet, och/eller kostnad. Hittar man rätt nyckeltal är det guld värt.
- Arbeta vidare med förbättringsförslagen och när de är beslutade och införda så kan processkartan uppdateras för att spegla det nya implementerade arbetssättet.
I Sverige är ca 6 300 bolag certifierade enligt ISO 9001:2008/2015. Den senaste versionen (2015) har en ännu tydligare processinriktning än tidigare och ställer krav på ett processtänk i hela verksamheten. En studie som genomfördes av Kvalitetsmagasinet visar att nästan alla ISO 9001-certifierade företagen upplever att arbetet med ISO 9001 ger bättre ordning och reda i företaget. Men bara 70 % av företagen upplever att mätningar av processernas effektivitet är värdeskapande. Sannolikt beror det på att man inte har lyckats identifiera och mäta rätt nyckeltal som speglar verksamhetens arbete på ett bra sätt.
Vi på Pro&Pro anser att processbeskrivningarna bör användas som ett effektivt förbättringsverktyg. Processkartan ger förutsättningar för en systematisk hantering av planering, införande, kontroller och förbättring (PDCA) av processer och hela ledningssystemet.
2017-12-21 Mikael Augustsson
av Mikael Augustsson | maj 31, 2017 | Probloggen
I många organisationer har det blivit vardag att projekt försenas och inte lyckas leverera de förväntade resultaten. För att bryta det mönstret så har både projektägare och projektledare viktiga roller att spela. Om du lägger lite extra fokus på de här punkterna så kommer du ha större sannolikhet att bli ihågkommen som en framgångsrik projektledare.
- Gemensam bild. Säkerställ att alla involverade delar samma förväntningar låt alla vara med och visualisera målbilden för projektet. Detta är extra viktigt om projektet drivs agilt. Projektägaren och du som projektledare ska tillsammans skapa ett projektdirektiv som tydliggör vad projektet ska leverera och inom vilka ramar (tid, budget, mm).
- Undvik scrope-creep. Scopet får inte ändras och utökas under projektets gång, utan att konsekvenserna först blir utredda och hanterade. Om det finns önskemål om att ändra scopet, kräv att först få utreda effekterna på tidsplanen, resursbehovet, mm och få scopeändringen beslutad i din styrgrupp på ett kontrollerat sätt.
- Planera. Själva planeringsaktiviteten har ett stort värde i sig. Ni diskuterar gemensamt igenom projektets aktiviteter, tidsplan, mm och får en enad bild av vad projektet ska leverera och hur prioriteringar ska göras. Det skapar en grund för projektet att luta sig mot och en förutsättning för att snabbt kunna agera vid förändrade förutsättningar.
- Utöva ledarskap. Projektdeltagare är inte bara ”resurser”, de är medarbetare och ditt ledarskap är en viktig faktor för att få ett projekt att leverera. Lära känna dina projektdeltagare; vad driver dem, vad ser de för utvecklingsmöjligheter genom projektet, hur är deras arbetssituation? Se till att det finns energi och passion i projektet. Som vanligt i ledarskap så är det handlingar och inte ord som vägleder; önskar du passion och intresse för projektets mål så måste du visa att du själv är passionerad av projektets mål och innehåll.
Kommunicera mycket. Och se till att alla berörda tas med. Agilt drivna projekt kräver extra tät uppföljning och mycket informationsdelning. Använd accepterade kommunikationskanaler och säkerställ att informationen når fram. När Project Management Institute (PMI) studerade hur kommunikation påverkade projektresultat så kunde de konstatera att projekt med effektiv kommunikation nådde projektmålen mer än 50% oftare jämfört med de projekt som hade en undermålig kommunikation. Kommunicera t.ex. på fikamöten, frukostmöten, personliga veckobrev, intranät, etc.- Håll koll på riskerna. Träna på att bli duktig på att göra riskanalyser, t.ex. enligt FMEA-metoden och arbeta aktivt med risk-reducerande åtgärder. Undvik misstaget att göra riskanalysen för sakens skull och låta den bli en skrivbordsprodukt. Genom att lägga tankekraft bakom riskanalysen, så kan kostsamma konsekvenser undvikas.
- Undvik onödig administration. Skapa inte dokument och material bara för att, utan var pragmatisk och avgör hur de hjälper dig att leverera projektet med hög kvalitet och låg risk. Att ha ordning och reda på den dokumentation som skapar värde är desto viktigare; alla ska kunna hitta rätt information vid rätt tidpunkt utan tidsslöserier och missförstånd.
- Lös problem. Det uppstår alltid utmaningar och hinder på vägen; se till att lösa dem så fort som möjligt för att undvika onödiga stopp. Tänk på projektet som Toyota-fabriken där hela produktionslinan stannar om något problem upptäcks. Analysera snabbt problemet, lös det och låt projektet fortsätta.
- Behåll fokus. Driv inte fler projekt parallellt än vad som är möjligt för organisationen att hålla fokus på och följa upp. Ställtiden som det tar för medarbetarna att byta mellan projekt hålls nere och styrgrupper och chefer har möjlighet att aktivt följa upp och hjälpa projekt framåt, samt prioritera mellan olika initiativ.
- Lär för framtiden. Låt erfarenheter och lärdomar från ditt projekt bli en del i organisationens strukturkapital. Finns det bra exempel eller mallar att spara för framtida projekt så är det välinvesterad tid att säkerställa att dessa tas om hand. Presentera och dela med dig till andra på mer eller mindre strukturerade sätt, t.ex. på interna frukostpresentationer.
De här punkterna baseras på våra erfarenheter utifrån vad som skiljer framgångsrika projekt från de som inte levererar. Vi har bred erfarenhet av projektledning inom olika typer av verksamheter och projektkaraktär, t.ex. affärsprojekt, verksamhetsutvecklingsprojekt, IT-projekt och produktutvecklingsprojekt.
/Mikael Augustsson
