av Mikael Augustsson | dec 21, 2017 | Probloggen
Hur skapar man effektiva processer som möjliggör att du kan leverera produkter och tjänster snabbare, med mindre resurser och till högre kvalitet?
Grunden är att beskriva och dokumentera verksamhetens väsentliga processer och deras resultat. Det ger dig möjlighet att skapa en bättre förståelse för beroendet mellan processer, bättre användning av resurser och tydligare ansvar. Det möjliggör också att du kan öka kundtillfredsställelsen tack vare att kundkraven uppfylls till högre grad.
Vi på Pro&Pro hjälper ofta våra kunder med att beskriva deras verksamhetsprocesser och leda workshoparbetet för att dokumentera dem. Som en extern part så ställer vi frågor som kanske inte blir ställda annars eftersom arbetssätten är etablerade ”sanningar” som inte alltid ifrågasätts. När det lyfts på stenar och detaljerna kartläggs så uppstår intressanta och utvecklande diskussioner om varför man faktiskt arbetar som man gör. Dessa diskussioner blir ofta ögonöppnare och man får en bättre samsyn hur man ska arbeta och kommunicera med varandra. En extern modelleringsexpert gör också att kartläggningen kan hanteras effektivt och verksamhetens resurser kan läggas på att bidra med kunskap och synpunkter på workshopar.
Framgångsfaktorer vid processkartläggning
- Dokumentera hur ni faktiskt arbetar idag och inte ett framtida drömscenario; nulägesbilden är en bra grund att arbeta vidare ifrån
- Fånga upp förbättringsförslag under workshoparna och notera dem. Hantera dem sedan utanför processkartläggningen och behåll fokus under mötet.
- Dokumentera på en pragmatisk nivå. Processbeskrivningarna ska spegla hur ni arbetar men inte vara för detaljerade så att man tappar överskådligheten
- Processerna behöver förvaltas och det är bra att ha ett sätt att följa upp dem. Identifiera kvantitativa mått som mäter processens effektivitet i form av tid, kvalitet, och/eller kostnad. Hittar man rätt nyckeltal är det guld värt.
- Arbeta vidare med förbättringsförslagen och när de är beslutade och införda så kan processkartan uppdateras för att spegla det nya implementerade arbetssättet.
I Sverige är ca 6 300 bolag certifierade enligt ISO 9001:2008/2015. Den senaste versionen (2015) har en ännu tydligare processinriktning än tidigare och ställer krav på ett processtänk i hela verksamheten. En studie som genomfördes av Kvalitetsmagasinet visar att nästan alla ISO 9001-certifierade företagen upplever att arbetet med ISO 9001 ger bättre ordning och reda i företaget. Men bara 70 % av företagen upplever att mätningar av processernas effektivitet är värdeskapande. Sannolikt beror det på att man inte har lyckats identifiera och mäta rätt nyckeltal som speglar verksamhetens arbete på ett bra sätt.
Vi på Pro&Pro anser att processbeskrivningarna bör användas som ett effektivt förbättringsverktyg. Processkartan ger förutsättningar för en systematisk hantering av planering, införande, kontroller och förbättring (PDCA) av processer och hela ledningssystemet.
2017-12-21 Mikael Augustsson
av Markus Marklund | okt 5, 2017 | Probloggen
Hej allesammans! Då var det äntligen dags att göra debut för traineebloggen som vi, Oscar och Daniel, tänkte skriva för er alla som är nyfikna på vad en Junior Managementkonsult kommer ägna sig åt på Pro&Pros traineeprogram. Vi tänkte dela med oss av våra förväntningar, lärdomar och lite reflektioner kring traineeprogrammet, våra konsultuppdrag och övriga arbetsuppgifter som vi tar oss an parallellt under året. Här i debuten tänkte vi starta med en kort presentation av oss själva och varför just vi sitter och skriver traineebloggen idag.
Vem är Oscar?
Mitt namn är Oscar Martinez, jag är född, uppvuxen och bosatt i Sundsvall och närmar mig nu 28 år. Jag har studerat civilingenjör inom industriell ekonomi på Mittuniversitetet med en utbytestermin hos Amsterdam University of Applied Science där jag studerade ICT Management.
Att arbeta som Managementkonsult har intresserat mig sedan starten av studierna. När jag fick möjligheten att skriva mitt examensarbete hos Pro&Pro höjdes nyfikenheten alltmer. I efterhand är jag är väldigt tillfreds att ha fått chansen att under en termin visa vem jag är och samtidigt skapa en egen uppfattning av deras vardag och företagets värderingar, vilket är en av anledningar till att jag är här idag. Av den anledningen kan jag också varmt rekommendera att söka de examensarbeten som Pro&Pro erbjuder i år, som från mina erfarenheter är en perfekt tillfällighet för alla parter att ta pulsen på varandra.
Tack vare min tid hos Pro&Pro har jag också stora förväntningar, målsättningen är att utveckla min konsultmässighet med professionella metoder och verktyg, höja min lägsta nivå och skapa en stabil grund inom företagets kompetensområden. Första månaden har varit spännande och lärorik, Tommy kickade igång traineelektionerna med ämnet affärsmässighet och Micke har tagit över taktpinnen med lektioner för att utveckla presentationer, och jag konstaterar att det är väldigt användbara kunskaper. Jag har också inlett en omvärldsanalys för industribranschen som på längre sikt ska kunna beskriva troliga framtidsscenarion för tillverkningsindustrin i regionen, en tuff analysuppgift som jag kommer beskriva djupare i kommande blogginlägg. Slutligen tänkte jag också berätta att jag har påbörjat ett kunduppdrag inom SMART-projektet (Smarta system och tjänster för ett effektivt och innovativt samhälle) som ägs av Mittuniversitet, där jag arbetar med följeforskning.
Vem är Daniel?
Jag heter Daniel Adelander, jag är 24 år gammal och bor utanför Härnösand med min sambo och våra hundar. Jag kommer ursprungligen från Stockholm men flyttade upp under sommaren. Jag har studerat till civilingenjör inom maskinteknik med en master inom industriell ekonomi på KTH mellan 2012 till 2017. På fritiden spenderar jag mina dagar mina dagar med träning, enhjuling och friluftsliv.
Min resa till Sundsvall och Pro&Pro började egentligen redan 2014 när jag träffade min sambo som ursprungligen kommer från Skellefteå som med stark övertalningsförmåga övertalade mig och att flytta till Norrland. Under våren 2017, samtidigt som jag utförde mitt examensarbete, började diskussionerna om var vi skulle bo på allvar. Vi kom överens om Sundsvall för det fina läget, den vackra naturen och de bra arbetsmöjligheterna.
Jag hade som mål att arbeta som managementkonsult och det första företaget jag hittade i Sundsvall var Pro&Pro som hade ett traineeprogram som verkade perfekt för mig! Efter ett antal trevliga intervjuer och en caselösning så blev jag en av de två utvalda. Sedan började resan med att flytta upp! Jag har höga förväntningar om traineeprogrammet, jag förväntar mig att få både en snabbstart in i en intressant och produktiv karriär där jag har goda möjligheter att utvecklas och utmanas. Samtidigt har jag även höga förväntningar på mig själv, där jag ska utvecklas som person och vässa mina styrkor och förbättra mina svagheter.
Nu har jag varit på Pro&Pro i en månad och känslan är väldigt positiv, det är en väldigt trevlig arbetsmiljö och både mitt uppdrag och utbildningen är utmanande och lärorika. Just nu arbetar jag med ett projekt med Mittuniversitetet.
Verkar det intressant? Följ vår resa i kommande inlägg!
av Markus Marklund | jan 3, 2017 | Probloggen
Ett av de vanligast förekommande begreppen som vi stöter på i våra kunddialoger är Digitalisering. Jag tycker att det är naturligt och positivt att det pågår ett intensivt funderande och arbete i regionens företag och myndigheter med att förändra verksamhet och organisation utifrån de nya förutsättningar som digitalisering innebär. Digitaliseringsbegreppet uppfattas väldigt olika av personer, företag och myndigheter men alla förstår att det har betydelse för den egna verksamheten och möjligheten att konkurrera i framtiden. Digitaliseringen anses av många som den mest samhällsomvälvande förändringsprocessen sedan industrialiseringen.
Analysföretagen Ipsus gjorde en intressant undersökning om digitalisering som visade att:
- 40 % av företagen saknar en strategi eller plan för digitalisering
- 53 % är tveksamma till att en sådan strategi behövs
- 76 % av näringslivschefer ser digitaliseringen som en möjlighet snarare än ett hot (3 procent) för företaget
Digitalisering skapar stora möjligheter
Jag tycker att undersökningen visar att många företag och organisationer har förstått betydelsen av digitalisering vilket är positivt. Det är också positivt att en stor majoritet ser digitaliseringen som en möjlighet vilket skapar goda förutsättningar för att också lyckas att ta tillvara på denna möjlighet. Utifrån denna insikt behöver företagen nu förstå och agera för att förbereda organisationen och gå till handling. Möjligheter som vi ser med digitalisering innefattar:
- Nya kundupplevelser
- Ökad träffsäkerhet i erbjudande och målgrupp
- Nya affärsmodeller
- Snabbare och effektivare utveckling
- Effektivisering i verksamhet och produktion
- Nya informationsbaserade tjänster
- Nya samarbeten
- Enkelt tillträda till globala marknader och nya kunder
Att verkligen arbeta igenom och tillsammans i ledningsgrupper och verksamheter fundera kring digitaliseringens möjligheter är väldigt viktigt. Vår erfarenhet är att kunskapen och medvetenheten kan öka väldigt snabbt genom att adressera och jobba igenom vad digitaliseringen innebär för företaget. Som vi konstaterade är medvetenheten stor i företagen, 70 % av svenska företag vet att de borde digitaliseras med bara 17% vet hur. Detta i kombination med att uppskattningsvis två tredjedelar av alla IT projekt misslyckas skapar stora utmaningar i transformationen.
Digitaliseringen är horisontell
Alltför ofta upplever vi ett för snävt begrepp eller synsätt kring digitalisering. Exempelvis genom att tro att det centrala med digitalisering är att kunderna själv ska köpa och administrera sina tjänster på nätet eller att produktionsprocessen ska automatiseras. Men genom ökad kunskap kan företaget förstå att digitalisering inte är ett snävt begrepp utan att digitaliseringen är horisontell och påverkar alla företag, myndigheter, områden och verksamheter. Detta innebär att för att förstå och tillvarata digitaliseringens möjligheter behöver företaget ta ett brett perspektiv. Att tänka med HUR-fokus i flera perspektiv såsom kompetens, arbetssätt, ledarskap, kund, varumärke, kanaler, affärsmodell, information, tjänster och system är avgörande för att lyckas med digitaliseringen. I arbetet är det också viktigt att genomföra en gedigen internanalys för att få en realistisk bild av var verksamheten befinner sig idag då det är avgörande för det fortsatta arbetet.
Att lyckas med digitaliseringen
För att lyckas i den digitala transformationen anser vi att företag och organisationer behöver
- Öka kunskapen om vad digitalisering är och vilka möjligheter som skapas
- Skapa en nyfikenhet och omvärldsanalys för att kontinuerligt förstå kunder och omvärld
- Utveckla ledarskapet och viljan för att driva och genomföra snabb förändring
- Införa en digital affärs-och verksamhetsstyrning
- Påbörja kompetensresan för att utveckla kunskap inom områden som är centrala för digitaliseringen
- Förstå och välj tjänster eller områden att fokusera på. Utveckla möjligheterna genom digitalisering för valda tjänster med fokus på kundupplevelse över hela kundlivscykeln
- Skapa förutsättningar för att agilt utveckla tjänster med korta produktlivscykler
Därför uppmanar vi företag och organisationer, små som stora, att under 2017 fokusera på Digitalisering av verksamheten. Ett första lämpligt steg är att integrera digitaliseringen i företags- och verksamhetsstrategier samt befintliga planer och roadmap. Detta då det är viktigt att digitaliseringen inte hanteras separat från centrala områden som kund, affär, ledarskap eller produktion.
/Markus
