Probloggen

Här delar vi våra tankar, reflektioner och erfarenheter från näringsliv, samhälle och utveckling. Följ Probloggen för att inspireras, få nya perspektiv och tankar på aktuella ämnen.

10 tips till framgångsrik projektledning

I många organisationer har det blivit vardag att projekt försenas och inte lyckas leverera de förväntade resultaten. För att bryta det mönstret så har både projektägare och projektledare viktiga roller att spela. Om du lägger lite extra fokus på de här punkterna så kommer du ha större sannolikhet att bli ihågkommen som en framgångsrik projektledare.

  • Gemensam bild. Säkerställ att alla involverade delar samma förväntningar låt alla vara med och visualisera målbilden för projektet. Detta är extra viktigt om projektet drivs agilt. Projektägaren och du som projektledare ska tillsammans skapa ett projektdirektiv som tydliggör vad projektet ska leverera och inom vilka ramar (tid, budget, mm).
  • Undvik scrope-creep. Scopet får inte ändras och utökas under projektets gång, utan att konsekvenserna först blir utredda och hanterade. Om det finns önskemål om att ändra scopet, kräv att först få utreda effekterna på tidsplanen, resursbehovet, mm och få scopeändringen beslutad i din styrgrupp på ett kontrollerat sätt.
  • Planera. Själva planeringsaktiviteten har ett stort värde i sig. Ni diskuterar gemensamt igenom projektets aktiviteter, tidsplan, mm och får en enad bild av vad projektet ska leverera och hur prioriteringar ska göras. Det skapar en grund för projektet att luta sig mot och en förutsättning för att snabbt kunna agera vid förändrade förutsättningar.
  • Utöva ledarskap. Projektdeltagare är inte bara ”resurser”, de är medarbetare och ditt ledarskap är en viktig faktor för att få ett projekt att leverera. Lära känna dina projektdeltagare; vad driver dem, vad ser de för utvecklingsmöjligheter genom projektet, hur är deras arbetssituation? Se till att det finns energi och passion i projektet. Som vanligt i ledarskap så är det handlingar och inte ord som vägleder; önskar du passion och intresse för projektets mål så måste du visa att du själv är passionerad av projektets mål och innehåll.
  • Kommunicera mycket. Och se till att alla berörda tas med. Agilt drivna projekt kräver extra tät uppföljning och mycket informationsdelning. Använd accepterade kommunikationskanaler och säkerställ att informationen når fram. När Project Management Institute (PMI) studerade hur kommunikation påverkade projektresultat så kunde de konstatera att projekt med effektiv kommunikation nådde projektmålen mer än 50% oftare jämfört med de projekt som hade en undermålig kommunikation. Kommunicera t.ex. på fikamöten, frukostmöten, personliga veckobrev, intranät, etc.
  • Håll koll på riskerna. Träna på att bli duktig på att göra riskanalyser, t.ex. enligt FMEA-metoden och arbeta aktivt med risk-reducerande åtgärder. Undvik misstaget att göra riskanalysen för sakens skull och låta den bli en skrivbordsprodukt. Genom att lägga tankekraft bakom riskanalysen, så kan kostsamma konsekvenser undvikas.
  • Undvik onödig administration. Skapa inte dokument och material bara för att, utan var pragmatisk och avgör hur de hjälper dig att leverera projektet med hög kvalitet och låg risk. Att ha ordning och reda på den dokumentation som skapar värde är desto viktigare; alla ska kunna hitta rätt information vid rätt tidpunkt utan tidsslöserier och missförstånd.
  • Lös problem. Det uppstår alltid utmaningar och hinder på vägen; se till att lösa dem så fort som möjligt för att undvika onödiga stopp. Tänk på projektet som Toyota-fabriken där hela produktionslinan stannar om något problem upptäcks. Analysera snabbt problemet, lös det och låt projektet fortsätta.
  • Behåll fokus. Driv inte fler projekt parallellt än vad som är möjligt för organisationen att hålla fokus på och följa upp. Ställtiden som det tar för medarbetarna att byta mellan projekt hålls nere och styrgrupper och chefer har möjlighet att aktivt följa upp och hjälpa projekt framåt, samt prioritera mellan olika initiativ.
  • Lär för framtiden. Låt erfarenheter och lärdomar från ditt projekt bli en del i organisationens strukturkapital. Finns det bra exempel eller mallar att spara för framtida projekt så är det välinvesterad tid att säkerställa att dessa tas om hand. Presentera och dela med dig till andra på mer eller mindre strukturerade sätt, t.ex. på interna frukostpresentationer.

De här punkterna baseras på våra erfarenheter utifrån vad som skiljer framgångsrika projekt från de som inte levererar. Vi har bred erfarenhet av projektledning inom olika typer av verksamheter och projektkaraktär, t.ex. affärsprojekt, verksamhetsutvecklingsprojekt, IT-projekt och produktutvecklingsprojekt.

/Mikael Augustsson

Ledarskap för innovation och välmående

Många företag, organisationer samt enskilda ledare och projektledare söker lösningar för att skapa innovation och kreativitet i samspel med välmående. I detta inlägg delar jag med mig av mina erfarenheter och framförallt systematik för att skapa framgångsrika verksamheter som präglas av innovation, kreativitet och välmående.
Jag har en tydlig tro att det är genom systematiskt och uthålligt arbete som framgång skapas. Det går inte att gena sig fram till snabba resultat. Mitt systematiska ledarskap för framgång delar jag in i sex områden.

Vision
En vision är grunden för framgång, utan vision är min uppfattning att det är väldigt svårt att utveckla ett framgångsrikt ledarskap och framgångsrika verksamheter. Det inses ännu mer om visionen ska bidra till:
• Få människor i rörelse
• Uppmuntra organisationen att finna nya lösningar och frångå gamla invanda lösningar och mönster
• Bryta upp de dagliga rutinerna
• Hjälpa de anställda till mer kreativitet och motivera dem att öka insatsen och samarbeta mer för att förbättra verksamheten
En vision behövs på alla nivåer, företagsnivå, avdelningsnivå, teamet, projektet och för mig som individ.
Visionen ska hela tiden i vardagen prägla ditt ledarskap. Relatera till visionen i aktiviteter och projekt, i målprocess och måluppföljning samt i utvecklingssamtal.

Strategi
Utan långsiktighet och tydlig strategi är det väldigt svårt att som ledare följa en röd tråd och kunna styra val av prioriterade aktiviteter. En strategi är en analys av det utåtriktade och de inre förutsättningarna för bästa väg för hållbar framgång. Strategin samspelar både hårda och mjuka perspektiv och ger dig som ledare en möjlighet att beskriva en naturlig förändringsresa tillsammans med dina medarbetare, Strategi behövs precis som en vision på företagsnivå, avdelningsnivå, teamet, projektet och för mig som individ. Strategiprocessen är lika med din naturliga förändringsresa.

Passion och engagemang
Vi har samtalat om grundstenar för framgångsrikt ledarskap. Till dessa grundstenar hör också passion och engagemang:
• Brinna för det man gör
• Professionell viljestyrka
• Katalysera engagemang till kraftfull strävan efter en tydlig och övertygad vision
• Stimulera till högre prestationsnivåer
• Grunden för att inspirera

Som ledare bör du ständigt ställa dig frågorna:
• Gillar jag det här?
• Hur upplevs jag?
Så fort du är tveksam kommer du ha svårt att driva verksamheten till nästa steg. Oavsett hur duktig du är som ledare kommer det att vara svårt att nå framgång om inte engagemanget finns.

Nyfikenhet
Kreativitet och innovation skapas genom att vara nyfiken i perspektiven kund, individ och samhälle. Det måste finnas ett genuint intresse för kunder, deras situation och utmaningar, för samhällets utveckling och utmaningar, för kollegors och medarbetares intressen och behov.

Nyfikenheten bidrar att utveckla goda idéer till goda hållbara lösningar för våra kunder. Öppenhet för nya influenser, älska att lära sig nya saker och ta till sig nya trender samt reflektera över samhällsutvecklingen är av vikt, Genom att vara nyfiken och se olika perspektiv och infallsvinklar kan du som ledare leverera över det förväntade. Nyfikenhet bör prägla din vardagliga kommunikation, dina möten och workshops och ditt strategi- och planarbete.

Processer och arbetssätt
För att du som ledare ska ha hög genomförandeförmåga över tid behöver du:
• Plattform för strukturkapital
• Styrning, uppföljning och korrigering

Genom att skapa systematiska processer för verksamhet/affär, planering, rekrytering, kompetensutveckling, styrning och uppföljning, har du möjlighet att kunna skapa en miljö för kreativitet, innovation, reflektion och välmående. Du kan som ledare skafffa tid och du upplever att du ligger steget före.

Förhållningssätt
Nedan ger jag ett antal perspektiv i förhållningssätt som bidrar till kreativitet, innovation och välmående:

  • Självbestämmande. Kreativitet kräver motivation. Ge självbestämmande till organisation och medarbetarare över sin tid och sina metoder.
  • Gruppens dynamik: Kreativitet är kombination av redan befintlig kunskap till ny kunskap. Skapa team med rätt personalsammansättning samt partners och nätverk för kreativt samarbete.
  • Många idéer. De många misslyckade idéerna som bär de enstaka lyckade. Stimulera till många idéer och uppmuntra en kultur där även misslyckade idéer är välkomna.
  • Mod – våga misslyckas. Misslyckade idéer är förutsättningen för lyckade idéer. Våga satsa på en idé för att ta steget som krävs för att utforska om den är lyckad eller misslyckad. Du måste våga för att vinna.
    Utforska det möjliga först. Det är så lätt att hämma det kreativa tänkandet med praktiska begränsningar. Tona initialt ned de praktiska begränsningarna, låt dig endast begränsas av fysikens lagar. Låt realiseringen av idén komma sedan.
  • Insikt och kunskap om ett behov eller problem. Kreativitet börjar alltid med en utmaning. Utmaningen är att tillfredsställa ett behov eller lösa ett problem. Utmana din organisation och dina medarbetare med rätt frågeställningar.
  • Individens drivkraft: En idé uppstår alltid i en enskild människas huvud och den starkaste individuella förutsättningen för kreativitet är inre motivation. Tillvara ta individens drivkraft, matcha kompetens och intresse mot uppgiften. Uppmuntra kreativa initiativ
  • Trivas i varandras närhet: Glädje, värme och trivsamt

/Tommy

Digitalisering

Ett av de vanligast förekommande begreppen som vi stöter på i våra kunddialoger är Digitalisering. Jag tycker att det är naturligt och positivt att det pågår ett intensivt funderande och arbete i regionens företag och myndigheter med att förändra verksamhet och organisation utifrån de nya förutsättningar som digitalisering innebär. Digitaliseringsbegreppet uppfattas väldigt olika av personer, företag och myndigheter men alla förstår att det har betydelse för den egna verksamheten och möjligheten att konkurrera i framtiden.  Digitaliseringen anses av många som den mest samhällsomvälvande förändringsprocessen sedan industrialiseringen.
Analysföretagen Ipsus gjorde en intressant undersökning om digitalisering som visade att:

  • 40 % av företagen saknar en strategi eller plan för digitalisering
  • 53 % är tveksamma till att en sådan strategi behövs
  • 76 % av näringslivschefer ser digitaliseringen som en möjlighet snarare än ett hot (3 procent) för företaget

Digitalisering skapar stora möjligheter

Jag tycker att undersökningen visar att många företag och organisationer har förstått betydelsen av digitalisering vilket är positivt. Det är också positivt att en stor majoritet ser digitaliseringen som en möjlighet vilket skapar goda förutsättningar för att också lyckas att ta tillvara på denna möjlighet. Utifrån denna insikt behöver företagen nu förstå och agera för att förbereda organisationen och gå till handling. Möjligheter som vi ser med digitalisering innefattar:

  • Nya kundupplevelser
  • Ökad träffsäkerhet i erbjudande och målgrupp
  • Nya affärsmodeller
  • Snabbare och effektivare utveckling
  • Effektivisering i verksamhet och produktion
  • Nya informationsbaserade tjänster
  • Nya samarbeten
  • Enkelt tillträda till globala marknader och nya kunder

Att verkligen arbeta igenom och tillsammans i ledningsgrupper och verksamheter fundera kring digitaliseringens möjligheter är väldigt viktigt. Vår erfarenhet är att kunskapen och medvetenheten kan öka väldigt snabbt genom att adressera och jobba igenom vad digitaliseringen innebär för företaget. Som vi konstaterade är medvetenheten stor i företagen, 70 % av svenska företag vet att de borde digitaliseras med bara 17% vet hur. Detta i kombination med att uppskattningsvis två tredjedelar av alla IT projekt misslyckas skapar stora utmaningar i transformationen.

Digitaliseringen är horisontell

Alltför ofta upplever vi ett för snävt begrepp eller synsätt kring digitalisering. Exempelvis genom att tro att det centrala med digitalisering är att kunderna själv ska köpa och administrera sina tjänster på nätet eller att produktionsprocessen ska automatiseras. Men genom ökad kunskap kan företaget förstå att digitalisering inte är ett snävt begrepp utan att digitaliseringen är horisontell och påverkar alla företag, myndigheter, områden och verksamheter. Detta innebär att för att förstå och tillvarata digitaliseringens möjligheter behöver företaget ta ett brett perspektiv.  Att tänka med HUR-fokus i flera perspektiv såsom kompetens, arbetssätt, ledarskap, kund, varumärke, kanaler, affärsmodell, information, tjänster och system är avgörande för att lyckas med digitaliseringen.  I arbetet är det också viktigt att genomföra en gedigen internanalys för att få en realistisk bild av var verksamheten befinner sig idag då det är avgörande för det fortsatta arbetet.

Att lyckas med digitaliseringen

För att lyckas i den digitala transformationen anser vi att företag och organisationer behöver

  • Öka kunskapen om vad digitalisering är och vilka möjligheter som skapas
  • Skapa en nyfikenhet och omvärldsanalys för att kontinuerligt förstå kunder och omvärld
  • Utveckla ledarskapet och viljan för att driva och genomföra snabb förändring
  • Införa en digital affärs-och verksamhetsstyrning
  • Påbörja kompetensresan för att utveckla kunskap inom områden som är centrala för digitaliseringen
  • Förstå och välj tjänster eller områden att fokusera på. Utveckla möjligheterna genom digitalisering för valda tjänster med fokus på kundupplevelse över hela kundlivscykeln
  • Skapa förutsättningar för att agilt utveckla tjänster med korta produktlivscykler

Därför uppmanar vi företag och organisationer, små som stora, att under 2017 fokusera på Digitalisering av verksamheten. Ett första lämpligt steg är att integrera digitaliseringen i företags- och verksamhetsstrategier samt befintliga planer och roadmap. Detta då det är viktigt att digitaliseringen inte hanteras separat från centrala områden som kund, affär, ledarskap eller produktion.

/Markus

Forskning och tillväxt

För någon vecka sedan var vi på Pro&Pro med som partner på regionens stora forskningskonferens, Science & Innovation Day. Det är mycket spännande att vara med och ta del av nya teknologier och forskningssatsningar som genomförs. Vi på Pro&Pro har förmånen att arbeta med flera av regionens stora forskningsprojekt.

Att forskning och utveckling är avgörande för tillväxt är de flesta överens om. KK stiftelsen, högskolornas forskningsfinansiär med uppdrag att stärka Sveriges konkurrenskraft, har undersökt detta och kan visa på ett tydligt samband mellan utbildning, forskning och tillväxt. Undersökningen visar även att en högutbildad är tre gånger så produktiv för ett företag och att hälften av den ekonomiska tillväxten mellan 2001–2010 har skett tack vare högre andel högutbildade.

SCB publicerar regelbundet statistik över forskning och utveckling. Denna statistik visar tyvärr att mellersta Norrland satsningar på forskning och utveckling uppgår till blygsamma 1.0 % av BNP (Regional innovationsstatistik i Sverige 2013, SCB). Detta kan jämföras med närliggande regioner som Gävleborg (1,39 %), Västerbotten (3,9 %) eller Uppsala (5,8 %). För Sverige är siffran 3,3 %. Detta kan också relateras till EU:s målsättning för Sverige på att 4 % av BNP 2020 ska satsas på forskning och utveckling. SCB:s statistik baseras på att universitet och företag genom enkäter redovisar sina forsknings- och utvecklingskostnader. Det är rimligt att anta att universitet generellt är bättre på att redovisa dessa kostnader än företagen. FoU kostnaderna redovisas också på det län där företaget har sitt säte, vilket innebär att flera av de större företagen i Norrlands med säte i Stockholm så redovisas deras FoU satsningar i Stockholm oavsett om en del av det faktiska arbetet genomförs i andra län.

En naturlig förklaring till statiken är att stora universitet och sjukhus är lokaliserade i de regioner med stora FoU satsningar. En annan skillnad är att i Västerbotten och Uppsala ligger tyngdpunkten på forskningen på universitet och högskola medan forskning och utveckling i större utsträckning genomförs av företag i Mellersta Norrland. Men även innovationskulturen är avgörande. Det är en viktigt att öka forskningssatsningarna och lyckas med kommersialiseringen i regionens företag. Det är också av avgörande betydelse att öka andelen medarbetare och ledare i företagen och organisationerna som har en universitets- eller forskningsutbildning. Dessa personer har troligtvis relationer med universitet och har också ett intresse för akademi och forskning.

Storstadsregionerna har historiskt en hög andel högutbildade tack vare stora universitet och den inflyttning av högutbildad arbetskraft som pågått under en lång period. En intressant observation är att det i Norrland de senaste femton åren skett en kraftig ökning av andelen högutbildade i näringslivet, delvis tack vare att de norrländska universiteten vuxit samt att flera norrländska städer har blivit bättre på att attrahera högutbildade från södra Sverige och även utlandet. Exempelvis har andelen högutbildade mellan 2001 och 2010 i Sundsvall ökat med 26 %, i Hudiksvall med 30 % och i Luleå med hela 40 % medan ökningen i Malmö under samma period uppgått till 23 %.

Att företagen inser betydelsen av forskning och utveckling är centralt för en långsiktig tillväxt och utveckling. Om näringslivet kommunicerar till studenter att forskningsutbildning är viktig så kan de också bidra till intresset för utveckling och forskning.

Jag upplever att många känner att det är svårt och komplicerat med forskning men det behöver det inte alls vara, alla kan bidra genom att i sina verksamheter fundera kring förbättringar och kontinuerligt vara nyfiken för att förstå nya möjligheter som ny teknik skapar. Det finns goda förutsättning att ta tillvara dessa idéer och den finns även möjligheter till finansiering från ett stort antal fonder och stiftelser. Vi har alla en viktig roll att öka kunskap och medvetenhet om betydelsen av forskning och utveckling för att uppmuntra till utveckling av nya tjänster och produkter.

Vi på Pro&Pro upplever ett ökat intresse hos såväl företag som kommuner och offentliga verksamheter för såväl forskning som utveckling av nya innovationer i befintliga eller nya företag. Det är jätteroligt att medvetenheten om detta verkar öka alltmer i de norrländska kommunerna vilket är positivt inför framtiden. Även i mindre kommuner finns förutsättningar till samverkan med forskare vilket kan bidra till ökad forskning och utveckling i både företag och offentliga verksamheter.

Det är därför extra spännande att få arbeta med företag som är har sitt ursprung i forskningsprojektet och satsningar. Det finns en mycket stor potential att kunna ta tillvara på de forskningsresultat som skapas i på universiteten och företagen och kommersialisera dessa till lönsamma produkter och företag. Att hjälpa innovationsföretag i sin utveckling är något vi brinner för då det skapar positiva effekter i hela samhället samt innebär intressanta och spännande arbetsuppgifter.

Det vore kul om vi om tio år kan se att Norrland är ledande inom forsknings- och utvecklingssatsningar. Med utgångspunkt i basindustrin och den transformation som pågår genom hållbar energi, digitalisering och internet of things finns förutsättningar för kraftigt ökad forskning i Norrlands näringsliv.

 

Ledarskap på distans och millennials

Pro&Pro har undersökt hur regionens företag och organisationer ser på ledarskap på distans och millennials. Undersökningen har genomförts av Linnéa Lindström, Internship juniorkonsult sommaren 2016 vid Pro&Pro. Litteratur, artiklar och forskning inom områdena ledarskap på distans och millennials har jämförts med hur det ser ut i regionen idag. Resultaten visas i nedan artikel, ” Utmaningar med ledarskap på distans och millennials”.

millenials-remote-managment-300

Hela artikeln (4 sidor)

Analysen sätter igång frågor och reflektioner inom en rad områden, affärsmodellen för en anställning, utveckling av ett ledarskap och medarbetarskap som passar för att leda och arbeta på distans samt möjligheter till karriärutveckling mellan branscherna i regionen. Slutsatsen av analysen är att regionens arbetsliv påverkas väsentligt av områdena ledarskap på distans och att attrahera millennials.

Affärsmodell för anställning

Millennials har drivkrafter som flexibilitet, balans mellan fritid och arbete, samhällsansvar, ekonomiska fördelar, högre syfte och stora möjligheter till utveckling. Dessa drivkrafter tillsammans med ett tydligare entreprenörskap gör att mycket talar för att framtidens affärsmodell mer blir frilansinriktad, en kontaktanställning och där den anställde är en egenföretagare. Som egenföretagare ges större möjligheter till att själv planera sitt arbetsliv beroende på faser i livet, flexibilitet i tid och arbetsställe, bestämma över sin kompetensutveckling genom att inte vara beroende av att få en utbildning godkänd av arbetsgivaren, men också att kunna själv sitta vid ratten och kunna påverka ur sina egna värderingar. Som individ kan jag då också bestämma om jag vill använda tid och pengar till samhällsengagemang. För arbetsgivaren underlättar också en kontraktsanställning genom att kunna göra förändringar och skaffa den kompetens som behövs för tillfället och inte minst den energi och passion som behövs för tillfället. Frågan blir såklart hur man kan skapa en gemenskap där de flesta är frilansare. Kravet ökar på företagens vision, värderingar och syfte.

Distansperspektivet i ledar- och medarbetarutveckling

Ledarskap på distans, d.v.s. att ledare och medarbetare inte fysiskt finns på samma ställe ökar väsentligt och är en naturlig komponent i ledar- och medarbetarutveckling. Projekt blir också mer och mer distribuerade. I undersökningen kommer det fram att ledarskap på plats och ledarskap på distans är två helt olika saker. Detta betyder att framtidens ledarutveckling men även medarbetarutveckling måste innehålla distansperspektivet och vid rekrytering av ledare bör ta hänsyn till förmågan att leda på distans.

Behov av ökade möjligheter till karriärutveckling

För att regionen ska kunna behålla millennials som drivs mycket av omväxling och karriärutveckling behövs från företag och organisationer en vidgad syn i rekrytering och karriärutveckling. En öppen inställning och förståelse för att befintliga medarbetare önskar byta och hitta nya områden, men också se möjligheter i att rekrytera från andra branscher. Med ett sådant synsätt ges möjligheter till ett mer flexibelt och framåtriktat arbetsliv och ökad möjlighet för utveckling av regionen

För dig som önskar fördjupa dig i litteratur finns följande litteraturtips:

  • Not Everyone Gets a Trophy: How to Manage the Millennials, Bruce Tulgan
  • The distance Manager, Fisher
  • Att leda på distans, Nordengren och Olsson
  • Success for the Global Manager, Dalton, Ernst, Deal, Leslie

Nu lanserar vi Probloggen

Nu lanserar vi vår Problogg. Här delar vi våra tankar, reflektioner och erfarenheter från näringsliv, samhälle och utveckling. Genom Probloggen vill vi tillsammans med er dela med oss men även få tankar och kommentarer från dig.

Följ vår blogg för att inspireras, få ny kunskap och nya perspektiv.

Pin It on Pinterest