Vägen till effektiva processer

by Mikael Augustsson | Dec 21, 2017 | The Problog

Hur skapar man effektiva processer som möjliggör att du kan leverera produkter och tjänster snabbare, med mindre resurser och till högre kvalitet?

Grunden är att beskriva och dokumentera verksamhetens väsentliga processer och deras resultat. Det ger dig möjlighet att skapa en bättre förståelse för beroendet mellan processer, bättre användning av resurser och tydligare ansvar. Det möjliggör också att du kan öka kundtillfredsställelsen tack vare att kundkraven uppfylls till högre grad.

Vi på Pro&Pro hjälper ofta våra kunder med att beskriva deras verksamhetsprocesser och leda workshoparbetet för att dokumentera dem. Som en extern part så ställer vi frågor som kanske inte blir ställda annars eftersom arbetssätten är etablerade ”sanningar” som inte alltid ifrågasätts. När det lyfts på stenar och detaljerna kartläggs så uppstår intressanta och utvecklande diskussioner om varför man faktiskt arbetar som man gör. Dessa diskussioner blir ofta ögonöppnare och man får en bättre samsyn hur man ska arbeta och kommunicera med varandra. En extern modelleringsexpert gör också att kartläggningen kan hanteras effektivt och verksamhetens resurser kan läggas på att bidra med kunskap och synpunkter på workshopar.

Framgångsfaktorer vid processkartläggning

• Dokumentera hur ni faktiskt arbetar idag och inte ett framtida drömscenario; nulägesbilden är en bra grund att arbeta vidare ifrån
• Fånga upp förbättringsförslag under workshoparna och notera dem. Hantera dem sedan utanför processkartläggningen och behåll fokus under mötet.
• Dokumentera på en pragmatisk nivå. Processbeskrivningarna ska spegla hur ni arbetar men inte vara för detaljerade så att man tappar överskådligheten
• Processerna behöver förvaltas och det är bra att ha ett sätt att följa upp dem. Identifiera kvantitativa mått som mäter processens effektivitet i form av tid, kvalitet, och/eller kostnad. Hittar man rätt nyckeltal är det guld värt.
• Arbeta vidare med förbättringsförslagen och när de är beslutade och införda så kan processkartan uppdateras för att spegla det nya implementerade  arbetssättet.

I Sverige är ca 6 300 bolag certifierade enligt ISO 9001:2008/2015. Den senaste versionen (2015) har en ännu tydligare processinriktning än tidigare och ställer krav på ett processtänk i hela verksamheten. En studie som genomfördes av Kvalitetsmagasinet visar att nästan alla ISO 9001-certifierade företagen upplever att arbetet med ISO 9001 ger bättre ordning och reda i företaget. Men bara 70 % av företagen upplever att mätningar av processernas effektivitet är värdeskapande. Sannolikt beror det på att man inte har lyckats identifiera och mäta rätt nyckeltal som speglar verksamhetens arbete på ett bra sätt.

Vi på Pro&Pro anser att processbeskrivningarna bör användas som ett effektivt förbättringsverktyg. Processkartan ger förutsättningar för en systematisk hantering av planering, införande, kontroller och förbättring (PDCA) av processer och hela ledningssystemet.

2017-12-21 Mikael Augustsson